Funkcjonowanie każdego, nawet niewielkiego przedsiębiorstwa związane jest z generowaniem dużej ilości dokumentów. Tradycyjne, papierowe pisma coraz częściej wypierane są przez elektroniczny obieg dokumentów. To nowoczesne rozwiązanie posiada szereg zalet, które sprawiają, że jego wprowadzenie w danej firmie może w znacznym stopniu wpłynąć na jego lepsze funkcjonowanie.
Główną zaletą jest obniżenie wymiaru czasu potrzebnego do powstania i obsługi dokumentów. W przypadku pism papierowych niezbędne jest stworzenie go w formie elektronicznej, wydrukowanie w co najmniej dwóch kopiach (w wersji funkcjonalnej i archiwalnej), oraz dalsza jego dystrybucja oraz archiwizacja. Gromadzenie dokumentów papierowych wiąże się również z uciążliwym sposobem ich wyszukiwania. Często trzeba przejrzeć wiele segregatorów, aby trafić na poszukiwane przez nas pismo. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na uniknięcie wszystkich tych niedogodności.
Przeszukiwanie bazy dokumentów jest w takiej sytuacji bardzo proste. Dodatkowym atutem jest fakt, że istnieje możliwość przeszukiwania baz dokumentów według różnych kryteriów. Klasyczne archiwum grupowane jest zazwyczaj jedynie alfabetycznie. W takim przypadku trudno jest znaleźć dokument znając jedynie datę jego powstania. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala uniknąć tego typu problemów. W przypadku tego typu systemów wyszukiwanie można zaprogramować według różnych kryteriów: według dat, według adresata, według określenia, czy pismo jest wewnętrzne, czy wychodzące. Zmniejsza to znacząco ilość czasu, jaką trzeba przeznaczyć na archiwizację pism i poszukiwania w archiwum.
Wszystkie pisma są właściwie dostępne od ręki. Elektroniczny obieg dokumentów, to oprogramowanie na zamówienie oferowane przykładowo przez www.baseline.pl, które staje się więc coraz częściej narzędziem niezbędnym w każdym biurze. Wpływa ono na optymalizację pracy każdego przedsiębiorstwa.